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Qualitätsmanagement

Der Weg ist das Ziel

Qualitätsmanagement oder „QM“ – ein Synonym für schlechte Laune unter den Mitar­beitern, für Berge von Pa­pier und für viele Stunden mühsa­mer Dokumentation. Und dieses übergewichtige Pa­piermonster soll Ihnen helfen, die Mitarbeiter- und Patientenzu­frie­den­heit zu steigern? Doch es gibt auch ein schlan­kes QM, das Sie wirklich bei Ihrer Praxisführung unterstützen kann. Erfahren Sie hier, wie es aufgebaut sein sollte.

Das Grundproblem mit QM: Es hat mit der medizinischen Leistung nur am Rande zu tun – und budgetiert wird es auch nicht. Trotzdem ist es für eine moderne niedergelassene Praxis unentbehrlich. Denn hier ist der Arzt Unternehmer, Arbeitgeber und Mediziner.

Und darum geht es bei QM. Die Qualität Ihrer medizinischen Leistung haben Sie als Arzt im Medizinstudium gelernt. Ihre angestellten MFAs haben ebenfalls eine medizinische Ausbildung gelernt. Alles Weitere wird in einem Krankenhaus vom Management, von der Personalabteilung, von der Hausverwaltung und vom Einkauf übernommen. Doch genau diese Abteilungen gibt es in einer Arztpraxis nicht. Dieselben Tätigkeiten fallen in klei­nerem Umfang trotzdem an.


Eine Struktur für ALLE Tätigkeiten in einer Arztpraxis zu schaffen – das ist die grund­legende Aufgabe von QM.

QM – Was hab ich denn schon davon?

Sicherlich ist es ärgerlich, wenn man etwas gesetzlich auferlegt bekommt – wie die Ver­pflichtung aus § 135a Abs. 2 Nr. 2 SGB, dass alle Vertragsärzte ein QM-System einführen und weiterentwickeln sollen. Doch die Ziele der praxisinternen QM-Systeme, die der G-BA in der Qualitätsmanagement-Richtlinie vertragsärztliche Versorgung formuliert, sind durch­aus für jede Praxis anzustreben – auch aus Eigeninteresse: eine syste­matische Patien­tenorientierung und die Erhöhung der Arbeitszufriedenheit der Praxisleitung und -mitarbeiter. Vielleicht sollten Sie daher den Blick eher darauf lenken, was Sie aus Ihrem QM-System machen können, damit Sie selbst etwas davon haben. 

Denn Qualitätsmanagement ist ein weiträumiger Oberbegriff und Sie haben viel Spielraum, wie Sie Ihr QM-System ausgestalten wollen. Im Idealfall verläuft Ihre QM-Arbeit so, dass sie dadurch mehr Einsparpotentiale an Zeit, Ressourcen und Kosten erkennen, als sie jetzt an Ausgaben haben. Dadurch rentiert sich das QM quasi von selbst.

Und so sollten Sie sich Ihrem QM-System nähern:

1. Überzeugung – den eigenen Nutzen erkennen

„Qualitätsmanagement ist Führungsaufgabe.“ So heißt es in der Richtlinie der G-BA. Warum? Wenn Sie als Vorgesetzter nicht an das glauben, was Sie tun – wie wollen Sie dann Ihre Mitarbeiter davon überzeugen, dass ihr Handeln einen Nutzen hat? Sie müssen QM nicht lieben, wenn Sie damit beginnen, aber Sie sollten für sich einen Nutzen darin erkannt haben. Schaffen Sie

  • endlich einheitliche Abläufe – weniger zeitraubende Diskussionen zwischen den Mitarbeitern.
  • endlich eindeutige Verantwortlichkeiten und Abgrenzung von Aufgabenbereichen – weniger zufälliges Abarbeiten und zufälliges Vergessen von anstehenden Aufgaben.
  • endlich ein geregelter Umgang mit Fehlern und Beschwerden – weniger Peinlichkeiten.
  • endlich mehr Überblick über die eigenen Zahlen – weniger Löcher in der eigenen Kasse.
  • endlich Klarheit bei der Erfüllung gesetzlicher Anforderungen – weniger „Stochern im Nebel“.

2. Zeit – mit System zum System

Wenn Sie von Ihrem QM-System so viel wie möglich haben wollen, nehmen Sie sich zu­nächst etwas Zeit. Zum Nachdenken. Mit einem Blatt Papier und einem Stift. Nun pla­nen Sie, was Sie zukünftig umsetzen möchten und in welcher Reihenfolge. Das erspart Ihnen viel unnötige Arbeit bei der Verwirklichung und führt Sie schneller zu einem laufen­den QM. Sie planen – aber nicht jeden Schritt jetzt schon bis ins Detail, sondern nur den Anfang und wie es grob weitergehen soll. Versuchen Sie nicht, das gesamte QM-System auf einen Schlag zu fixieren. Legen Sie nur die ersten Meilensteine fest. QM muss lang­sam, aber konsequent etabliert werden.

3. Der große Plan – mit den richtigen Prioritäten beginnen

Beginnen Sie mit den üblichen Kern-Elementen und bauen Sie diese kontinuierlich aus. Zunächst müssen Sie die internen Abläufe ordnen. Das passiert in den Arbeitsanwei­sungen (AAs): Lässt sich Ihre Praxis in Bereiche unterteilen? Zum Beispiel in Anmeldung, Behandlungszimmer und Labor? Ermitteln Sie der Reihe nach für alle Bereiche den Ist-Zustand, wie im Augenblick Aufgaben ausgeführt werden und schreiben Sie ihn auf. Versuchen Sie in diesem Schritt nicht, gleichzeitig schon Optimierungen vorzunehmen. Erst wenn die AAs stehen, sollten Sie sich weiteren Themen widmen, wie der Patienten- und Zuweiserbefragung, der Lieferantenbewertung, geeigneten Kennzahlen etc. 

So kom­men Sie Ihrem Ziel Schritt für Schritt näher.

Tipp: Sie wissen nicht, wie Sie die Prioritäten setzen sollen? Sie finden nicht die Zeit, sich selbst mit dem QM zu beschäftigen? Ihnen fehlt eine praktische Struktur? Genau das lernen Sie praxisnah und zügig inden QMedicus eLearnings „Der gelungene Start ins QM – Einführung ins Qualitätsmanagement für Arztpraxen“ und „Das QM-Handbuch nach der QMedicus Methode“.

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Qualitätsmanagement

Was sollte ein QM-System für Arztpraxen umfassen?

Das sind die Themen, die ein sinnvolles Qualitätsmanagement in einer Praxis mindestens enthalten sollte:

  • Kern-Elemente des QM
    • Struktur des QM-Handbuch
    • Leitbild
    • Aufgabenverteilung
    • Zielsetzungen
    • Patientenbefragungen
    • Zuweiserbefragungen
    • Lieferantenbewertungen
    • Fehlermanagement
    • Risikomanagement
    • Beschwerdemanagement
    • Verbesserungsmanagement
    • Notfallmanagement
    • Schulungen
    • Praxisorganisation
  • Verantwortlichkeiten
    • Organisation der Praxisabläufe
    • Kommunikation mit dem Patienten
    • Kommunikation im Team
    • Kommunikation mit Dritten
  • Regelungen zum Datenschutz
    • Regelungen zum Umgang mit dem Datenschutz
    • Praktische Umsetzung des Datenschutzes im Praxis-Alltag
    • Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen z.B. BDSG
    • Datenschutzschulungen
    • Verschwiegenheit Interner
    • Verschwiegenheit Externer
    • Auftragsdatenverarbeitung
    • Regelungen zum Informationsaustausch
  • Regelungen zur Hygiene
    •  Kenntnis und Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen
    • Praktische Umsetzung der Hygiene im Praxis-Alltag
    • Hygieneschulungen
  • Regelungen zum Arbeitsschutz
    • Kenntnis und Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen
    • Regelungen zum Umgang mit Biologischen Arbeitsstoffen
    • Regelungen zum Umgang mit Gefahrstoffen
    • Umgang mit elektrischen Geräten
    • Arbeitsmedizinische Vorsorgen
  • Regelungen zum Umgang mit Medizinprodukten, Medizingeräten und anderen elektrischen Geräten
    • Inbetriebnahme, Einweisungen
    • Umgang mit Defekten, Wartungen und Reparaturen
    • Wiederaufbereitung von Medizinprodukten
    • Umgang mit Laborgeräten
    • Meldewesen
  • Regelungen zu Labor-Untersuchungen
  • Kennzahlen
  • Abrechnung
  • Weitere individuelle Regelungen in Abhängigkeit von den angebotenen Leistungen
    • Regelungen zum Umgang mit BTM
    • Regelungen zum Umgang mit dem Laser
    • Regelungen zum Umgang mit dem Röntgengerät
    • Regelungen zur Transfusion
    • Regelungen zu Eingriffen und Operationen
  • Personalmanagement
  • Betrachtung der Wirtschaftlichkeit

Lernen Sie in unseren eLearnings zum Qualitätsmanagement und in unseren (Online-)Beratungen, wie Sie von Anfang an erfolgreich mit dem QM-System für Ihre Arztpraxis durchstarten.

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Qualitätsmanagement

Warum auch stabile Teams QM brauchen

Immer wieder hören wir von QMedicus in Gesprächen: „Wozu ist QM eigentlich gut? Wir haben ein stabiles Team. Seit Jahren hat sich nichts verändert?“ Wirklich?

Auch in stabilen Teams gibt es …

  • ab und zu eine neue Kollegin, die eingearbeitet werden muss
  • neue Geräte, die strukturiert in den Bestand aufgenommen und betrieben werden müssen
  • gelegentlich neue Desinfektions- und Reinigungsmittel, mit denen entsprechend umgegangen werden muss
  • neue Einflüsse von außen
    • durch neue Gesetze
    • durch neue wissenschaftliche Erkenntnisse

Auch in stabilen Teams sollten / sollte …

  • die Beziehung zu den Patienten (vor allem neuen) immer wieder gepflegt werden
  • die Teamführung strukturiert aufrecht erhalten werden
  • es die Möglichkeit zum gegenseitigen Austausch geben (Teamsitzungen) 
  • die festgelegten Strukturen für alle erkennbar aufrecht erhalten werden
  • Informationen zu Abläufen festgehalten werden, die nicht so oft durchgeführt werden
  • Wissen und Übung zu Notfällen aller Art aufgefrischt werden
  • es immer einen Überblick über den Wareneingang, Warenbestand (auch Haltbarkeitsdaten!) und Warenverbrauch geben
  • die Beziehungen zu Lieferanten gepflegt werden
  • immer wieder neue Sparpotentiale erkannt und umgesetzt werden (Vielleicht waren diese vor ein paar Jahren noch gar nicht möglich)
  • die Chargendokumentation bei der Sterilisation aufrechterhalten bleiben

Deshalb macht es Sinn, sich kontinuierlich mit dem Qualitätsmanagement zu beschäftigen und es nicht aus den Augen zu verlieren. Kontinuierliche kleine Anregungen erhalten Sie in unserem QMedicus Infoportal.

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Qualitätsmanagement

Hoher Besuch: Behördliche Überprüfung

Sicherlich ist jeder froh, wenn er von den zuständigen Behörden möglichst lange „eher gar nichts“ hört. Doch selbst wenn nichts vorfällt, kann es sein, dass ein Amt eine Begehung ankündigt. Was ist nun zu tun? Wie können Sie sich vorbereiten? Hier informiere ich, Marion Meyer von QMedicus, wie Sie Behördenbesuche planen können und sich während der Begehung verhalten sollten.

Vor allem angestoßen durch die neuen Medizinischen Hygieneverordnungen der Länder kommt es seit wenigen Jahren öfter zu Praxisbegehungen durch Gesundheitsämter, auch wenn kein direkter Anlass besteht. Wer also sein QM, und damit das Hygiene-, Geräte-, Daten-, Arbeitsschutz- oder Personalmanagement, in den letzten Jahren vernachlässigt hat, sollte spätestens jetzt aktiv werden. Denn die Behörden prüfen mitunter rückwirkend! 

Der erste Eindruck zählt 

Und den kann man in aller Ruhe vorbereiten. Abgeleitet vom QM können Sie mögliche Prüfungsthemen eingrenzen. Die häufigsten Begehungen in Arztpraxen erfolgen für die Hygiene durch Gesundheitsämter und für Medizinprodukte durch Regierungspräsidien. Sie sollten sich also vorab informieren, welche Behörde in Ihrem Bundesland bzw. in Ihrem Landkreis zuständig ist. Vielleicht kennen Sie die Leiter der Abteilungen sogar persönlich. Achten Sie bei der Erkundigung zudem auf mögliche Zweigstellen Ihrer Praxis und deren Standort (je Bundesland). 

Üblicherweise kündigt eine Behörde ihren Besuch 3-4 Wochen vorher an. Sie sollten versuchen, den Termin ohne Verschiebungen wahrzunehmen. Gelegentlich kommt es vor, dass sich ein Amt telefonisch anmeldet. Dieser Anruf und der Termin müssen auf jeden Fall der Praxisleitung mitgeteilt werden! Bereits für die Reaktion der Arzthelferin am Telefon sollten Sie außerdem Verhaltensweisen festlegen: Soll Sie direkt zu Ihnen ins Sprechzimmer durchstellen? Soll Sie den Namen des Prüfers, das Amt und den gewünschten Termin notieren und ankündigen, dass Sie sich in jedem Fall zurückmelden? Soll sie ihn gleich bitten, dass er einen schriftlichen Terminvorschlag schickt? Was soll sie notieren? Und wie soll sie Ihnen die Nachricht übermitteln? Wichtig ist, dass Sie auf jeden Fall freundlich und zuvorkommend mit dem Anrufer umgeht. Wenn der Termin endgültig feststeht, sollten alle Mitarbeiter informiert werden. 

In Ausnahmen ist es schon passiert, dass ein Prüfer unangekündigt in einer Praxis erschienen ist. Versuchen Sie, einen neuen Termin zu vereinbaren, indem Sie ihm verdeutlichen, dass die terminierten Patienten einen Anspruch auf ihre Therapie haben. Sollte er sich nicht abweisen lassen, gehen Sie so vor, wie bei geplanten Begehungen. 

Der große Tag 

Um die Prüfung unbeschadet zu überstehen, sollten Sie eine Dienstanweisung (Arbeitsanweisung) für den Ablauf erstellen. Legen Sie fest, wie der Prüfer empfangen werden soll, dass vor dem Termin geklärt sein muss, wer daran teilnehmen soll und wer sich darum kümmert, dass die Dokumente und Räumlichkeiten entsprechend hergerichtet sind, und dass keiner der Mitarbeiter dem Prüfer unaufgefordert Informationen weitergeben darf. Auch nicht, um eine peinliche Stille zu überbrücken. Wichtig ist, dass Sie den Prüfer nicht warten lassen. Führen Sie ihn in einen separaten Raum, bieten Sie ihm ein Getränk an und schließen Sie die Tür. 

Die Inhalte der Überprüfungen sind kein Geheimnis. Studieren Sie das Ankündigungsschreiben. Darin sollte der Prüfungsgegenstand genannt sein. Bei allgemeinen Besuchen helfen die Kern-Themen des QM, aus denen sich mögliche Prüfungspunkte ableiten lassen. 

Gut vorbereitet, kann bei der Begehung nur wenig passieren. Der Prüfer wird sich die Räume ansehen. Anschließend wird er Einsicht in die relevante Dokumentation nehmen wollen. Zu den relevanten Unterlagen einer Hygienebegehung gehören zum Beispiel: Hygieneplan, Desinfektionsplan und Protokolle der Hygieneschulungen. Kleinere Bußgelder können sofort ausgesprochen werden, z.B. bei verfallenen Medikamenten. (Drastische Maßnahmen wie Freiheitsstrafen sind in der Regel nur in Härtefällen zu befürchten und sind immer Ergebnis eines vorhergehenden Prozesses.) Können einzelne Dokumente nicht vorgezeigt werden, sollten diese schnellstmöglich nachgereicht werden. Möglich ist allerdings schon, dass eine mangelhafte Einheit vorübergehend stillgelegt wird, z.B. ein ambulanter OP / Eingriffsraum oder ein Raum für die Wiederaufbereitung. Nach der Begehung erhalten Sie ein Protokoll der festgestellten Abweichungen, das umgehend an die Praxisleitung weitergeleitet werden sollte. 

Die Beseitigung der Mängel sollte in den folgenden Tagen bei allen Mitarbeitern oberste Priorität haben. Es wäre ärgerlich, wenn nachträglich Strafgelder anfallen, weil den Forderungen der Behörde nicht fristgerecht entsprochen wurde (ca. 6 Wochen). 

Fest steht: Wer sich grundsätzlich auf mögliche Begehungen vorbereitet und sein QM pflegt, hat wenig von einer Überprüfung zu befürchten und macht die Behörden gar nicht erst auf sich aufmerksam. 

Tipp: Durch die langjährige Beratung verschiedenster Arztpraxen bundesweit haben wir ein breites Spektrum an Erfahrungen gesammelt, wie Behördenprüfungen ablaufen können. Sie benötigen Unterstützung bei der Vorbereitung einer Überprüfung? Wir helfen Ihnen gerne. Sprechen Sie uns einfach und unkompliziert

an.

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Qualitätsmanagement

Der QM-Ordner in der Arztpraxis: Der Inhalt macht’s

Wer kennt diese Situation mit dem dicken, ungeliebten Aktenordner mit der grauenhaften Aufschrift „QM“, den der Arzt irgendwo in einem schlecht zugänglichen Regal in seinem Sprechzimmer ganz nach hinten geschoben hat? Das muss nicht so sein. Wir zeigen Ihnen, wie Sie diesem Buch mit 7 Siegeln Herr werden und wahre Schätze frei legen können.

Gründe, warum der Ordner für das Qualitätsmanagement in Ihrer Arztpraxis nicht „funktioniert“ könnten sein:

  • Keiner weiß, was überhaupt in dem Ordner drin ist.
  • In dem Ordner befindet sich nur graue Theorie, die keinen Bezug zur Praxis (im doppelten Sinne) hat.
  • Was da drin steht, wird wirklich nicht benötigt, weil es einfach an der Praxis vorbei geschrieben ist.

Empfehlung zur Entrümpelung

  1. Entstauben und entmisten Sie Ihr QM-Handbuch:
    1. Welche Dokumente darin empfinden Sie als wirklich wichtig? (Tipp: Das sind die Dokumente, die Sie beim QM wirklich weiterbringen 😉 )
    2. Lassen sich die Dokumente zu kleinen Themengebieten zusammenfassen (z.B. unter den Schlagworten „Hygiene“, „Datenschutz“, …)?
  2. Legen Sie so die wahren Schätze in Ihrem QM-Ordner frei.
  3. Keine Schätze gefunden? Nur „Bla bla“ und theoretische Abhandlungen, die nichts mit Ihrer Praxis zu tun haben? Dann hatten Sie leider Pech und haben Vorlagen enthalten, die Sie und Ihre Praxis wirklich nicht weiterbringen. Vernichten Sie das ganze Werk und fangen Sie ganz von vorne an.

Einen QM-Ordner mit Freude aufzubauen und mit ihm zuarbeiten, dazu vermitteln wir Ihnen das gesamte notwendige Wissen in unserem kompakten eLearning „Das eigene QM-Handbuch“ für Ihre Arztpraxis.

Wir von QMedicus helfen Ihnen aber auch gerne persönlich weiter – schlank, zügig und praxisnah. Mehr über unsere (Online-)Beratungen für Arztpraxen rund um das Qualitätsmanagement erhalten Sie unter https://www.qmedicus.de/main/leistungen/qm-beratung/.

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Qualitätsmanagement

Das Besondere an QMedicus

Das machen wir von QMedicus Consulting anders:

  • Zurück zum Wesentlichen: Wir haben uns auf den Kern des QM konzentriert und das QMedicus-System dadurch schlank, praktisch und zugleich umfassend gestaltet. Wir kopieren nicht die langatmigen und theoretischen Inhalte anderer Systeme.
  • Sturmgeprüfte Informationen: Alle Inhalte des QMedicus-Systems basieren auf sorgfältigen Recherchen. Wir vermuten nicht. Wir wissen.
  • Individuelle Inhalte: Kein Schiff gleicht dem anderen, keine Praxis der anderen. Wir vermitteln Ihnen alle relevanten Inhalte eines QM-Systems – auf die Größe und die Situation Ihrer Praxis angepasst.
  • Ohne Schnickschnack: Die Informationen des QMedicus-Systems kommen ohne große Worte, lange Satzgebilde und Seiten voller Buchstaben aus. So sind sie für alle Praxismitglieder sofort verständlich.
  • Leuchtfeuer: Wir sagen Ihnen auch, was Sie nicht machen müssen. Das ist manchmal viel entscheidender.
  • Auf Augenhöhe: Wir schreiben Ihnen nicht vor, was Sie zu tun haben. Wir informieren Sie über den Sachverhalt und zeigen Ihnen die verschiedenen Möglichkeiten der Umsetzung auf.
  • Begleitung auf dem ganzen Weg: Wir machen keine halben Sachen, deshalb sagen wir Ihnen nicht nur, was Sie machen können, sondern helfen Ihnen auch bei der konkreten Umsetzung.
  • Klare Sicht: Im Mittelpunkt steht Ihre Praxis und nicht unsere Kompetenz als Berater. Eine qualifizierte und professionelle Arbeitsweise ist für uns selbstverständlich.
  • Jederzeit Überblick: Alle Informationen sind klar strukturiert und auch optisch ansprechend für Sie aufbereitet.
  • Hilfe zur Selbsthilfe: Zu jedem Thema erhalten Sie von uns leicht verständliche Anleitungen für die weitere Umsetzung in Ihrer Praxis.
  • Für die Praxis: Wir bringen Ihnen Lösungen für die Praxis mit und quälen Sie nicht mit QM-Theorien.
  • Kompetenzen sinnvoll ergänzt: Wir nehmen Ihnen das ab, was Sie nicht selbst machen möchten oder können, aber für wichtig erachten.
  • Freude bei der Umsetzung: Wir nehmen Ihnen diese schwierige Phase der Entwicklung neuer Dokumente und Vorlagen ab.
  • Wertvolle Beratung: Wir sind erst zufrieden, wenn Sie aus unserer Beratung einen Nutzen ziehen.

mehr zu den QM- und Datenschutz-Beratungen für Arztpraxen von QMedicus erfahren Sie unter www.qmedicus.de

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Datenschutz

5 Fakten zum Datenschutzbeauftragten in der Arztpraxis

Wissen Sie, ob Ihre Arztpraxis einen Datenschutzbeauftragten braucht – oder nicht? Und wenn ja, wie er qualifiziert sein muss? In diesem Beitrag erläutere ich Ihnen fünf wesentliche Aspekte zum Datenschutzbeauftragten (DSB) in Arztpraxen.

1. Wann braucht die Praxis einen Datenschutzbeauftragten?

Gemäß Art. 37 DSGVO muss ein Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten bestellen, wenn es in größerem Umfang Gesundheitsdaten, so genannte besondere personenbezogene Daten, verarbeitet: „(1) Der Verantwortliche (…) benennen auf jeden Fall einen Datenschutzbeauftragten, wenn (…) c) die Kerntätigkeit des Verantwortlichen (…) in der umfangreichen Verarbeitung besonderer Kategorien von Daten gemäß Artikel 9 (…) besteht.“

§ 38 des Bundesdatenschutzgesetzes („Datenschutzbeauftragte nichtöffentlicher Stellen“) führt dazu weiter aus, dass der Verantwortliche einen Datenschutzbeauftragten benennen muss, soweit er in der Regel mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigen. Mit der „automatisierten Verarbeitung“ sind Arbeiten am PC gemeint, d.h. z.B. Reinigungskräfte oder Hausmeister zählen nicht mit. Ungeklärt ist, ob die Inhaber mit eingerechnet werden müssen – es ist zu empfehlen.

In der ersten Fassung des BDSG, nach der Anpassung an die DSGVO, waren es noch 10 Personen. Dies wurde 2019 auf 20 angehoben.

Zu diesen „nicht-öffentlichen Stellen“ gehören auch Arztpraxen. „Personenbezogene Daten“ sind alle Daten, die einer bestimmten oder bestimmbaren Person zugeordnet werden können. Daten einer „bestimmten Person“ sind zum Beispiel Name, Geburtsdatum, Anschrift, Versichertennummer etc. „Bestimmbar“ bedeutet, dass das Datum durch Rückschlüsse einer bestimmten Person zugeordnet werden kann, z.B. die IP-Adresse eines Routers dem Rechnungsempfänger oder das Kfz-Kennzeichen am Auto dem Halter. Dabei ist allerdings nicht immer eindeutig, ob dieser den Router oder das Kfz auch selbst nutzt. IP-Adressen von Smartphones werden heute aber definitiv den personenbezogenen Daten zugeordnet. Bei den Datenarten unterscheiden die Datenschutzgesetze außerdem noch zwischen (allgemeinen) „personenbezogenen Daten“ und „Besonderen Arten personenbezogener Daten“. Unter letzteren sind auch Gesundheitsdaten zu verstehen, die somit einen besonderen Schutz genießen. „Automatisierte Verarbeitung“ ist die Bearbeitung von Daten unter Zuhilfenahme einer Software. „Nicht-automatisiert“ wäre z.B. die Datensammlung nur auf Papier – ganz ohne EDV-Einsatz. Fazit: Wenn eine Arztpraxis mithilfe eines EDV-Systems personenbezogene Daten verarbeitet, braucht sie bei einem Arzt ab der 20. Person (eher unrealistisch), die Zugang zum Computer hat, einen Datenschutzbeauftragten, und ab 2 Ärzten unabhängig von der Mitarbeiteranzahl. 

2. Wie berechnen Sie die Personenanzahl, die in Ihrer Praxis mit der Datenverarbeitung beschäftigt ist? 

Das BDSG berücksichtigt bei der Berechnung der relevanten Personenanzahl nur Personen, die tatsächlich mit der Datenverarbeitung beschäftigt sind. Der Inhaber zählte hierbei nach dem BDSG nicht mit, nach der DSGVO vermutlich schon – dies ist nicht final geklärt. Angestellte Ärzte zählten aber schon immer. Ist die 10. bzw. 20. Person z.B. die Reinigungskraft, so verfügt die Praxis nur über 9 bzw. 19 Personen, die mit der Datenverarbeitung beschäftigt sind, und benötigt demnach keinen Datenschutzbeauftragten. Wer nur evtl. im Rahmen seiner Tätigkeit Daten einsehen kann, z.B. Patientenakten bei Reinigungsarbeiten, aber nicht zur Verarbeitung berechtigt ist, ist nicht mit der Verarbeitung beauftragt und muss nur schriftlich zur Verschwiegenheit verpflichtet werden. Eine neu gegründete Praxis, die also mehr als neun Mitarbeiter mit Zugriff auf die EDV hat, z.B. durch eine Praxisübernahme, benötigt also spätestens nach einem Monat einen DSB. Vorsicht: Auch wenn die Praxis keinen DSB bestellen muss, muss der Datenschutz selbstverständlich gewahrt werden. Verantwortlich ist letztendlich der Inhaber. Denn sonstige Verpflichtungen z.B. aus dem BDSG wie § 5 BDSG (Verpflichtung der Mitarbeiter zur Verschwiegenheit), § 4d Abs. 1 BDSG und § 4e BDSG (Erstellung einer internen Verarbeitungsübersicht), § 11 (Regelungen zur Auftragsdatenverarbeitung) etc. müssen auch ohne DSB erfüllt werden. Deshalb macht die Bestellung eines DSB auch bei einer kleineren Praxis mit viel Informationstechnik durchaus Sinn. 

3. Wer kann zum DSB bestellt werden und welche Qualifikation benötigt derjenige? 

Grundsätzlich kann jeder Mitarbeiter zum DSB benannt werden. Der DSB muss dann schriftlich benannt werden, weil es sich um eine Nebenabrede zum Hauptarbeitsvertrag handelt. Der DSB muss über die nötige Fachkunde und Zuverlässigkeit verfügen. Zur Fachkunde zählen ein umfangreiches Wissen über das Datenschutzrecht sowie IT- und Branchenkenntnisse. Die notwendige Zuverlässigkeit ist auch bedingt durch die Tiefe der Fachkenntnis. Der DSB hat ein Recht auf Information und Unterstützung durch das Unternehmen. Er ist auf dem Gebiet des Datenschutzes weisungsfrei – auch gegenüber dem Arzt. Das heißt, dass der Arzt dem DSB seine Aufgaben nicht vorgeben darf. Der DSB darf nur und muss beratend tätig werden. Daher begründet sich auch der Sonderkündigungsschutz des DSB (Verbot der Ungleichbehandlung aufgrund der arbeitsrechtlichen Abhängigkeit nach BDSG). Das heißt, er kann erst ein Jahr, nachdem ihm das Amt als DSB entzogen wurde, entlassen werden. Der Datenschutzbeauftragte hat ein Recht auf Fortbildung, wobei die aufgebrachte Zeit Arbeitszeit ist. Die Fortbildungskosten hat der Arbeitgeber zu tragen. Die Inhalte angebotener Kurse sollten kritisch auf Vollständigkeit überprüft werden, denn sie decken oft nur einen Teil des Wissensspektrums ab, das der DSB beherrschen muss, um seine Aufgabe mit geforderter Sorgfalt erledigen zu können. Ein solider Kurs sollte deutlich mehr als die Zeit und Themen eines einmaligen Nachmittagskurses umfassen. Nicht zum DSB benannt werden sollten aus Gründen der Interessenkollision der Geschäftsführer, der Arzt, der EDV-Betreuer oder der Personalverantwortliche. 

4. Was sind die Aufgaben des Datenschutzbeauftragten? 

Der Datenschutzbeauftragte „wirkt“ auf die Einhaltung des Datenschutzes hin. Das bedeutet, dass er ein Auge auf sämtliche Belange des Datenschutzes in der Praxis haben soll. Er bewertet, ob die Gesetze korrekt umgesetzt werden oder ob etwas geändert werden muss. Zur Umsetzung berät er die Geschäftsleitung, trifft aber nicht die endgültige Entscheidung. Er kann entsprechende Formulierungen für Mitarbeiterinformationen oder Verträge aber vorbereiten. 

5. Muss das Amt des DSB intern vergeben werden? 

Eine langjährige und bewährte Arzthelferin / MFAs ist eine verlässliche Mitarbeiterin, denn sie hat diesen Beruf gelernt und hat Freude am Umgang mit den Patienten. Das macht sie aber noch nicht zu einer qualifizierten Datenschutzbeauftragten. Denn diese Aufgabe beschäftigt sich vor allem mit Gesetzesgrundlagen und deren individueller Umsetzung. Das ist oft eine theoretische und trockene Arbeit, die aber ein hohes Maß an Genauigkeit und Kenntnis der Rechtslage erfordert. Außerdem gelten nicht nur die DSGVO und das BDSG, sondern zum Beispiel auch das Telekommunikationsgesetz (TKG), Telemediengesetz (TMG) und das Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG). Die Recherche dieser Themen und die Erarbeitung von praxisspezifischen Unterlagen erfordern sehr viel Zeit. Zeit, die dieser Mitarbeiterin dann für die Patientenversorgung fehlt. Weil das Amt des DSB sehr komplex ist und ein besonderes Bewusstsein für die Aufgabenerfüllung benötigt, darf es auch extern vergeben werden. Dies ermöglicht Ihnen den Blick über den eigenen Praxisrand und regelmäßige Informationen von außen. Außerdem müssen Sie nicht (vollständig) für seine Aus- und Fortbildungskosten aufkommen. Auch mit einem externen DSB sollte ein Vertrag geschlossen werden, der die genauen Aufgaben und Verantwortlichkeiten umfasst.

Sie wissen nicht, wen Sie für Ihre Praxis zum Datenschutzbeauftragten bestellen sollen? Da Sie dieses Amt auch extern vergeben können, können wir dieses Amt auch mit unserer langjährigen Erfahrung für Arztpraxen übernehmen. Mehr dazu im Rahmen unserer Datenschutz-Beratungen unter https://www.qmedicus.de/main/leistungen/qm-beratung/ .

Oder lernen Sie selbst, worauf es beim Datenschutz ankommt in unseren kompakten und jederzeit verfügbaren eLearnings zum Datenschutz.

Dieser Artikel erschien ursprünglich auch auf https://www.coliquio.de/

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Wo das QM in Arztpraxen ins Stolpern kommt

Erst wenn sich die Arztpraxen wie in unserem Artikel „Warum das QM in Arztpraxen oft nicht funktioniert“ soweit gedanklich auf QM eingelassen haben, macht es nun auch Sinn, sich mit weiteren Stolpersteinen auf dem Weg zu einer organisierten Praxis zu beschäftigen.

Die Wahl der QMB

Ganz entscheidend für ein erfolgreiches QM ist die Wahl der QMB. Mit ihr steht und fällt das gesamte System. Daher sollte sie sorgfältig ausgesucht werden. Die QMB sollte eine Person sein, die grundsätzlich Ordnung liebt und ein Auge für Missstände hat. Sie muss so resolut ein, dass sie die neuen Ansätze auch durchsetzen kann, und sie sollte mit Freude am Computer, zumindest aber mit Word und den Grundlagen der Büro-Kommunikation, arbeiten. Gibt es in der Praxis bisher keine Person mit diesen Voraussetzungen, sollte jemand dahingehend qualifiziert werden. Ansonsten ist das QM-System zum Scheitern verurteilt.

Zeit für das QM

In vielen Praxen soll die QMB das QM „nebenher“ aufbauen, also neben ihrer Tätigkeit als Arzthelferin. Das kann nicht funktionieren. Wer 100% seiner Arbeitskraft in die Betreuung der Patienten investiert, hat keine Zeit für eine zweite Aufgabe, egal welche. Daher muss der QMB während der Einrichtungsphase auf jeden Fall ein Teil ihrer Zeit für das QM eingeräumt werden. Ist die erste Phase abgeschlossen, kann ihre Zeiteinteilung wieder zugunsten der Patienten verändert werden.

Auch die anderen Mitarbeiter müssen in regelmäßigen Abständen über den Bearbeitungs-Stand informiert werden. Sicherlich ist es zu Beginn eine Umstellung, dass die QMB zwar anwesend ist, aber nicht gänzlich an der Patientenversorgung teilnimmt. Ist das QM-System erst einmal eingerichtet, rechnet sich die „verlorene Zeit“ aber in jedem Fall, weil nun jedes Praxismitglied durch die neue Organisation seine Aufgaben stringenter abwickeln kann.

Verteilung der Aufgaben

Die QMB ist für das QM-System verantwortlich. Das heißt aber nicht, dass sie alle Aufgaben auch alleine erledigen muss. Besser ist es oftmals, wenn die QMB Aufgaben nur anstößt, diese aber von einem oder mehreren anderen Mitarbeitern mit ausgearbeitet werden. Das QM-System kann nur leben, wenn alle daran Teil haben. Das geht am leichtesten, wenn jeder auch ein kleines Stück erarbeitet und für eine kleine Aufgabe die Verantwortung übernimmt.

Einschätzung der eigenen Kompetenz

Ärzte sind Mediziner. In der Arztpraxis sind sie nun auch Unternehmer und Arbeitgeber, wobei sie einen großen Teil der budgetierten Leistung am Patienten selbst erbringen. Gesetzlich ist der Inhaber immer für das verantwortlich, was in seiner Praxis geschieht, er kann sich aber dabei unterstützen lassen. Es ist daher die Frage, ob es sich rentiert, selbst die Aufgaben der Fachkraft für Arbeitssicherheit zu übernehmen und selbst konstant relevante Gesetze zu recherchieren oder sich bezüglich der Themen, die mit der medizinischen Leistungserbringung nur am Rande zu tun haben besser beraten zu lassen. Oft ist es eher eine Frage der Zeit und der Entlastung als der Kosten.

Die richtigen Prioritäten

Qualitätsmanagement ist ein komplexes System, das sich in viele kleinere Bereiche unterteilt wie Hygiene, Datenschutz, Arbeitsschutz, etc. Da passiert es leicht, dass die QMB den Überblick verliert und sich in Kleinigkeiten verzettelt. Um das zu verhindern, ist es von zentraler Bedeutung, dass der Praxisinhaber und die QMB gemeinsam Prioritäten festzulegen. Hilfreich hierfür sind feste Ziele, davon abgeleitete Maßnahmen und feste Besprechungstermine. Wer seine nächsten Schritte am Nutzen und an der Notwendigkeit festmacht, wird auch nicht in einer übermäßigen Dokumentation untergehen.

Entlastung für den Arzt

Ist das QM-System soweit gediehen, sollten sich routinierte Arbeitsabläufe, eine erhöhte Motivation der Mitarbeiter und eine fühlbare Zufriedenheit der Patienten fast von alleine einstellen. Ein großer Vorteil: zufriedene, motivierte Mitarbeiter bleiben der Praxis länger als Arbeitskraft erhalten. Dadurch kennen sie sich mit den Abläufen aus und der Arzt kann ihnen häufiger Aufgaben übertragen. Außerdem kommt es zu deutlich weniger Missverständnissen in der Kommunikation. So werden die gesamten Vorgänge in der Praxis deutlich ruhiger ablaufen und die Arzthelferinnen können ihren Chef deutlich entlasten.

Sind die oben genannten Hindernisse aus dem Weg geräumt, sollte einem funktionierenden QM-System nicht mehr viel im Weg stehen.

Tipp: Sie haben keine Zeit oder keine Lust, Ihr QM-System einzurichten? Sie wissen nicht, welche Prioritäten Sie setzen sollen? Das QMedicus-System nimmt Ihnen genau diese Arbeit ab. Lernen Sie in in unseren kompakten und jederzeit verfügbaren eLearnings zum Qualitätsmanagement und in unseren klassischen (Online-)Beratungen, worauf Sie bei der Bestellung einer Qualitätsmanagementbeauftragten achten sollten, was Sie bei der Verteilung von Aufgaben beachten sollten, wie Sie Zeit für das QM finde und die richtigen Prioritäten setzen, wie die MFAs den Arzt wirklich entlasten können …

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Warum das QM in Arztpraxen oft nicht funktioniert

Im Jahr 2006 wurde gesetzlich verankert, dass alle niedergelassenen Ärzte und Psychotherapeuten in ihren Praxen ein Qualitätsmanagementsystem einführen und weiterentwickeln müssen. Diese Aufgabe wurde mit viel Begeisterung in Angriff genommen und es entstand eine Reihe an QM-Modellen, an denen sich die Praxen orientieren konnten. Heute sollten also alle Niedergelassenen seit über 10 Jahren über ein laufendes QM-System verfügen. Doch die Realität sieht anders aus. Viele QM-Handbücher wurden nicht vollständig erstellt. Größtenteils ruft das Wort „QM“ nur Frust hervor. Fazit: QM wird bis heute nur in wenigen Praxen wirklich gelebt. Woran liegt das?

Der Sinn von QM

Immer wieder erlebe ich, dass in Arztpraxen Sätze fallen wie „Das ist jetzt QM.“ oder „Das will das QM von uns.“ Hier wird also gedanklich zwischen der „Praxis“ und dem „QM“ unterschieden. Und hier liegt auch schon der erste grundsätzliche Fehler. Die grundlegende Absicht von QM ist es, die Abläufe einer Organisation zu strukturieren. QM darf also nicht NEBEN den Praxisabläufen herlaufen, sondern es muss als Möglichkeit (als Werkzeug) betrachtet werden, wie alle Mitglieder der Praxis die Abläufe selbst steuern können. „Steuern“, also „gezielt Einfluss nehmen“, das ist die Grundidee des QM. Der Zufall soll ausgeschaltet werden.

Vielen Arzthelferinnen macht QM Angst, weil sie fürchten, kontrolliert zu werden. Aber wer in erster Linie überprüft denn das? Idee des QM ist es, wie oben bereits erwähnt, dass sich die Einrichtung selbst überprüft, um sich weiterzuentwickeln. Wer ein intaktes QM-System etabliert hat, hat also folglich auch von externen Prüfern nicht viel zu befürchten. Schließlich prüfen die Behörden auch nur, was durch das QM-System bereits mit aufgebaut worden sein sollte. Und der Zertifizierer prüft ohnehin nur – auf eigenen Wunsch, da die Zertifizierung bisher nicht gesetzlich vorgeschrieben ist – ob das System, das sich die Praxis als Werkzeugkasten (DIN EN ISO 9001, QEP, …) ausgesucht hat, auch richtig angewendet wird. Er prüft also das auf Stimmigkeit, was zuvor vorbereitet wurde, damit er es überprüfen kann …

Nutzen und Reichweite von QM

QM wurde den Arztpraxen gesetzlich aufgetragen, deshalb wird es bei vielen immer noch nicht als etwas Hilfreiches akzeptiert. Aber wenn ich etwas schon machen muss, vielleicht steckt ja auch etwas Nützliches für mich drin?

QM hilft mir, meine Abläufe zu strukturieren, endlich Ordnung in alle Bereiche meiner Praxis zu bekommen, meinen Mitarbeitern ein Umfeld zu schaffen, in dem sie sich wohlfühlen und in dem sie Freude haben, sich um die Patienten zu kümmern.

Dabei kann mir das QM-Handbuch helfen, wenn ich es als Handbuch für meine Praxis, also als Praxis-Handbuch, betrachte: Alles, was nicht in der Patienten-EDV festgehalten wird oder dort thematisch nicht hineingehört, findet einen Platz im QM-/Praxis-Handbuch.

Das Paradoxon daran: Sie haben ein funktionierendes QM erreicht, wenn sich niemand mehr Gedanken darüber macht, ob „das jetzt QM ist“, sondern wenn alle sich darüber einig sind, dass die eigene Struktur sie unterstützt.

Und jedes Jahr ein neues Ziel …

Wie oft höre ich diesen Satz: „Unser Ziel fürs nächste Jahr? Dass alles so bleibt, wie es ist.“ Ja, es wäre schön, wenn das reichte. Aber die Norm DIN EN ISO 9001 sieht nicht umsonst die ständige Verbesserung vor. Warum? Selbst wenn wir in unserer Einrichtung nichts verändern wollen, weil wir mit dem zufrieden sind, was wir haben, bleibt die Welt um uns herum nicht stehen. Wenn wir ein erfolgreicher Teil der Gesellschaft bleiben wollen, MÜSSEN wir uns weiterentwickeln. Das heißt aber nicht, dass wir immer neue Ziele erfinden müssen. Es reicht auch, mit der Umgebung auf einem Niveau zu bleiben. Auch die Anpassung an sich verändernde äußere Bedingungen ist bereits ein Ziel. Wünschenswert ist natürlich darüber hinaus, dass auch die Praxis von sich aus erkennt, was sie zum Wohle der Mitarbeiter und Patienten verbessern kann.

Es gilt also zunächst diese gedanklichen Barrieren zu durchbrechen, bevor das Qualitätsmanagement in Arztpraxen gelingen kann.

Tipp: Sie wollen ein QM-System für Ihre Praxis einrichten, wissen aber einfach nicht wie? Dann ist das QMedicus-System genau das Richtige. Denn wir unterstützen Sie vor allem in der schwierigen Anlaufphase mit verständlichen Erklärungen und praktischen Leitfäden – in unserem kompakten und jederzeit verfügbaren eLearnings zum Qualitätsmanagement und in unseren (Online-)Beratungen.

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Praxismanagement

Gutes für die MFAs

Seit einem Jahr kämpfen wir mit der Corona-Pandemie. Sommerfest oder Praxisausflug waren wegen der Hygiene-Bestimmungen nicht möglich. Das Weihnachtsgeld wegen fehlender Einnahmen und Kurzarbeit auch nicht. Jetzt steht der Valentinstag vor der Tür – Zeit für ein kleines Dankeschön an Ihre MFAs.

Ein Geschenk ist immer auch eine Anerkennung der Leistungen und Ihre MFAs haben in den vergangenen Monaten viel geleistet und viel Ertragen. Zeit für ein kleines Dankeschön. Das könnte zum Beispiel sein:

  • Massage-Gutschein
  • Kosmetik-Gutschein
  • Tank-Gutschein
  • besonderes Frühstück ausgeben
  • besondere Kaffee- / Cappuccino-Sorten besorgen
  • einen Raum oder eine Ecke renovieren oder schöner gestalten

Na, hat Sie das auf Ideen gebracht, über welche Kleinigkeiten sich Ihre MFAs sehr freuen würden, oder welche Wünsche Ihre MFAs schon immer hatten?

Ich wünsche Ihnen viel Freude beim Beschenken!

Weitere Tipps und Anregungen für ein gutes Miteinander in Ihrer Praxis finden Sie im QMedicus Infoportaljetzt reinschauen …